Jak rozliczyć koszty używanego mieszkania na potrzeby firmowe

Ulokowanie siedziby firmy w lokalu, będącym jednocześnie miejscem zamieszkania przedsiębiorcy, to spora oszczędność – podatnik nie ponosi kosztów związanych z wynajmem dodatkowego lokalu. Nie bez znaczenia wydaje się również możliwość zaliczenia do kosztów podatkowy firmy wydatków, związanych z eksploatacją mieszkania. Warunkiem koniecznym jest jednak sporządzenie
odpowiedniej dokumentacji poniesionych kosztów.

Dowody wewnętrzne
Ze względu na to, iż większość dokumentów potwierdzających wydatki eksploatacyjne obejmuje łączną wartość kosztów - związanych zarówno z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak i gospodarstwem domowym, przedsiębiorca zobowiązany jest do sporządzenia dowodów wewnętrznych, pozwalających na oddzielenie wydatków służących zaspokojeniu potrzeb rodziny
od kosztów związanych z prowadzoną działalnością. Zgodnie bowiem z § 14. 1. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji  gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku)

Określenie w jakiej części wydatki dotyczą prowadzonej działalności gospodarczej
Wyszczególnienie kosztów poniesionych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie jest łatwe. Konieczne w tym celu jest przyjęcie właściwego klucza podziałowego, pozwalającego w sposób wiarygodny oddzielić osobiste wydatki przedsiębiorcy od kosztów firmy. Należy przy tym zaznaczyć, iż nie ma jednego uniwersalnego sposobu pozwalającego na dokonanie stosownego podziału.

Czynsz za mieszkanie
W przypadku czynszu, podstawę naliczania kosztów związanych z działalnością gospodarczą stanowi  wskaźnik udziału powierzchni wykorzystywanej na cele przedsiębiorstwa w ogólnej powierzchni nieruchomości.
Przykład: W prywatnym mieszkaniu o powierzchni 100 m2 przedsiębiorca przeznaczył na działalność gospodarczą pokój o powierzchni 25m2. Pozostała część mieszkania przeznaczona jest na cele osobiste podatnika. Miesięczny czynsz za mieszkanie wynosi 500 zł.
Wskaźnik udziału powierzchni wykorzystywanej na cele przedsiębiorstwa wynosi zatem:
(25m2  : 100 m2 ) x 100% = 25%

Podatnikowi przysługuje zatem prawo do zaliczenia 25% wartości uiszczonego czynszu do kosztów podatkowych, co w sumie daje kwotę 125 zł
 25% x 500 zł = 125 zł

Warto w tym miejscu wspomnieć, iż powyższy sposób podziału kosztów, znajduje zastosowanie również  w odniesieniu do odsetek od kredytu hipotecznego, co zostało potwierdzone w interpretacji podatkowej, wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, w dniu 03 lutego 2012 (sygn. akt ITPB1/415-1154/11/HD).

Media

Niestety przedstawiony powyżej klucz podziału kosztów wydaje się być zasadny jedynie dla rozliczania wydatków ponoszonych z tytułu opłat związanych z wynajmem nieruchomości.
W przypadku np. mediów (energii elektrycznej, wody, ścieków, gazu, wywozu nieczystości, itp.), bardziej wiarygodne jest zastosowanie innej podstawy podziału wydatków.  Najlepszym rozwiązaniem jest założenie odrębnych  liczników w celu pomiaru zużycia na potrzeby prowadzonej działalności zarówno wody, jak i energii elektrycznej. Nie jest to jednak jedyne dozwolone rozwiązanie, podatnik może na przykład sporządzić zestawienie energochłonności poszczególnych urządzeń, wykorzystywanych zarówno w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak i w gospodarstwie domowym, stanowiący klucz podziału  kosztów.

Telefon i Internet
Choć w przypadku telefonu sprawa wydaje się oczywista – wydatki powinny być rozliczane na podstawie billingów, należy pamiętać o tym, że kwota zaliczana do kosztów podatkowych nie może obejmować abonamentu.  Wynika to bezpośrednio z faktu, iż abonament jest opłatą stałą, niezależną od tego,  czy mieszkanie jest równocześnie siedzibą firmy, czy też nie. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której telefon jest zarejestrowany na firmę i służy wyłącznie celom przedsiębiorstwa. Jedynie w takim przypadku koszt abonamentu może zostać zaliczony do kosztów podatkowych.

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Małgorzata Jawińska, księgowa Tax Care