Związek Firm Public Relations opracował procedury przetargowe dla agencji PR

PROCEDURY PRZETARGOWE DLA AGENCJI CZŁONKOWSKICH ZFPR

Dokument przedstawia najczęściej spotykane sytuacje w związku z przystępowaniem agencji członkowskich do przetargów oraz procedurę działania biura ZFPR w przypadku naruszenia etyki i stosowania złych praktyk. Sytuacje te zostały podzielone na 3 obszary: przed, w trakcie i po przetargu.

I. PRZED PRZETARGIEM

1. UDZIAŁ W PRZETARGU WIĘCEJ NIŻ CZTERECH AGENCJI

OPIS: Klient wbrew Zasadom Przetargowym ZFPR zaprosił do udziału w postępowaniu więcej niż cztery podmioty.

PROCEDURA:
a) Agencja przekazuje informację nt. zbyt dużej liczby zaproszonych agencji do przetargu drogą mailową do Biura ZFPR lub ZFPR w systemie odnotuje taki fakt.
b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje członkowskie są zaangażowane w postępowanie i informuje je o zaistniałej sytuacji, a także o dalszych krokach;
c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o podanie przyczyny zaproszenia tak dużej liczby agencji. Do pisma załączony zostaje także dokument „Zasady przetargowe – klienci”/oraz „Jak wybrać dobrą agencję?” z wyszczególnieniem informacji dotyczących negatywnych konsekwencji angażowania zbyt dużej liczby podmiotów w przetargi;
d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 2 dni, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie;
e) Biuro proponuje spotkanie (niezależnie czy kontakt nastąpił po pierwszej wiadomości czy kontakcie telefonicznym), podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane, zgodne ze światowymi standardami, zasady organizacji przetargów na usługi PR , , w celu uświadomienia negatywnych konsekwencji jakie wynikają dla wszystkich stron z tego typu praktyk;
f) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura;
g) W przypadku braku zrozumienia ze strony klienta, biuro ZFPR informuje wszystkich członków ZFPR o zaistniałej sytuacji.

2. NIEDOZWOLONE ZAPISY W BRIEFIE

OPIS: Klient w przesłanym do agencji briefie zamieścił niezgodne z prawem lub dobrymi praktykami zapisy (np. wymagana, minimalna liczba publikacji uzyskiwanych w danym czasie).

PROCEDURA:
a) Agencja przekazuje informację nt. podejrzenia nieprawidłowości w briefie drogą mailową do Biura ZFPR;
b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje członkowskie są zaangażowane w postępowanie i informuje je o zaistniałej sytuacji, zapisach co do których są wątpliwości, a także o dalszych krokach;
c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową, w którym wymienione są kwestionowane punkty briefu z prośbą o odpowiednie ich zmodyfikowanie lub usunięcie. Korespondencja odnosi się do odpowiednich zapisów w Kodeksie Dobrych Praktyk ZFPR. W razie potrzeby, do listu zostaje dołączona dodatkowa argumentacja na rzecz usunięcia lub modyfikacji danych fragmentów briefu;
d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 2 dni, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie;
e) Biuro proponuje spotkanie (niezależnie czy kontakt nastąpił po pierwszej wiadomości czy kontakcie telefonicznym), podczas którego ZFPR przedstawi stanowisko środowiska firm PR, a także możliwe sposoby rozwiązania zaistniałej sytuacji;
f) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.

II. W TRAKCIE PRZETARGU

3. ZBYT KRÓTKI CZAS NA ZŁOŻENIE OFERTY PRZETARGOWEJ

OPIS: Firma, która ogłasza przetarg, daje czas krótszy niż 7 dni roboczych na złożenie całościowej oferty w procesie przetargowym.

PROCEDURA:
a) Agencja przekazuje tę informację drogą mailową lub telefoniczną do Biura ZFPR wraz z kontaktem do klienta (mail + telefon) niezwłocznie od momentu zapoznania się z ofertą.
b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje brały jeszcze udział w tym przetargu i informuje je o zgłoszeniu i o podejmowanych dalszych krokach;

c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o informacje dotyczące powodów ogłoszenia krótkiego czasu na złożenie oferty przetargowej najpóźniej w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania zgłoszenia;
d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 24 godziny od momentu wysłania pisma, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie;
e) Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które powinny posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów.
f) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.

III. PO PRZETARGU

4. PRZETARG NIE ZOSTAŁ ROZSTRZYGNIĘTY

OPIS: W czasie, kiedy powinien zostać ogłoszony wynik przetargu, otrzymujemy informacje, że klient postanawia nie rozstrzygać go w ogóle.

PROCEDURA:
a) Agencja przekazuje te informacje drogą mailową do Biura ZFPR wraz z kontaktem do klienta (mail + telefon);
b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje brały jeszcze udział w tym przetargu i informuje je o zgłoszeniu i o podejmowanych dalszych krokach;
c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o podanie powodu nierozstrzygnięcia przetargu;
d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 2 dni, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie;
e) Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które mogą posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów;
f) W przypadku odpowiedzi Klienta na maila, Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które powinny posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów. Cel spotkania - edukacja, uświadomienie Klienta o kosztach agencji w przystąpieniu do przetargu, etyce etc.
g) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.

5. BRAK JAKIEJKOLWIEK INFORMACJI O WYNIKU PRZETARGU

OPIS:
SYTUACJA 1: W briefie nie ma określonego dokładnego czasu, kiedy otrzymamy informację zwrotną, a jedynie daedline związany z przesłaniem oferty. W efekcie nie otrzymujemy żadnej informacji jakie są losy przetargu. Kto wygrał, czy w ogóle jest rozstrzygnięty.
SYTUACJA 2: Mimo określonego w briefie terminu, kiedy przetarg zostanie rozstrzygnięty, agencje nie otrzymują żadnej informacji przez co najmniej 7 dni.

PROCEDURA:
a) Agencja przekazuje te informacje drogą mailową do Biura ZFPR wraz z kontaktem do klienta (mail + telefon);
b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje brały jeszcze udział w tym przetargu i informuje je o zgłoszeniu i o podejmowanych dalszych krokach;
c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o informacje dotyczące wyniku przetargu.
d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 3 dni, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie.
e) Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które mogą posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów.
f) W przypadku odpowiedzi Klienta na maila, Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które powinny posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów. Cel spotkania – edukacja, uświadomienie Klienta o kosztach agencji w przystąpieniu do przetargu, etyce etc.
g) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.

6. BRAK FEEDBACKU DO PRZEGRANYCH AGENCJI

OPIS: Po ogłoszeniu wyników przetargu, agencje, które nie wygrały nie otrzymują żadnego feedbacku.

PROCEDURA:
a) Agencja przekazuje te informacje drogą mailową do Biura ZFPR wraz z kontaktem do klienta (mail + telefon) wraz z kopią treści maila wysłanego przez klienta;
b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje brały jeszcze udział w tym przetargu i informuje je o zgłoszeniu i o podejmowanych dalszych krokach;
c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o informacje dotyczące przetargu, roli feedbacku, z prośbą o przekazanie go przegranym agencjom.
d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 3 dni, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie.
e) Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe, które mogą posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów.
f) W przypadku odpowiedzi Klienta na maila, Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które powinny posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów. Cel spotkania – edukacja, uświadomienie Klienta o kosztach agencji w przystąpieniu do przetargu, etyce etc.
g) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.

7. REJECTION FEE NIE ZOSTAŁO WYPŁACONE

OPIS: Firma, która ogłosiła przetarg, nie wypłaciła rejection fee agencjom za udział w przetargu, pomimo stosownych zapisów wynikających z umowy.

PROCEDURA:
a) Agencja przekazuje te informacje drogą mailową do Biura ZFPR wraz z kontaktem do klienta (mail + telefon);
b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje brały jeszcze udział w tym przetargu i informuje je o zgłoszeniu i o podejmowanych dalszych krokach;
c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o wypłacenie należnego rejection fee w terminie 7 dni od daty otrzymania listu
d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 7 dni od momentu wysłania pisma, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie.
e) Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe które powinny posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargóworaz prosi o wypłacenie należnego rejection fee i informuje o dalszych krokach prawnych w przypadku braku realizacji ww. postulatu.
f) W przypadku odpowiedzi Klienta na maila i wypłacenia rejection fee, Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi zasady przetargowe rekomendowane przez ZFPR. Mogą one posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów. Cel spotkania – edukacja, uświadomienie Klienta o kosztach agencji w przystąpieniu do przetargu, etyce etc.
g) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.