Co zrobić z plagą pourlopowych maili? Niemiecki gigant już 11 lat temu znalazł na to sposób

Temat poruszyła na LinkedInie Maja Gojtowska, konsultantka i autorka bloga Gojtowska.com, autorka książki „Onboarding pracowników. Aby początek nie był końcem”.  

„Co gdyby pracownicy w Twojej firmie mogli wdrożyć podejście ‘Kasuję Twojego maila. Mam wakacje. Deal with it.’?  Właśnie na takie podejście już parę dobrych lat temu (2014) zdecydował się niemiecki Daimler. I sprawa jest prosta:  Każdy mail, który przychodzi do pracownika na urlopie otrzymuje automatyczną odpowiedź brzmiącą mniej więcej tak:  ‘Jestem na urlopie. Nie przeczytam tej wiadomości. Została usunięta. Wracam 15.08 i wtedy możemy porozmawiać. Jeśli coś jest super pilne zadzwoń do Moniki lub Hansa’ 

Brzmi bezczelnie? A może... zdrowo? 
Daimler wprowadził opcjonalną politykę kasowania maili przychodzących podczas urlopu” – napisała Gojtowska.  

Jedni chcą usuwać, inni nie

Pod wpisem pojawiło się wiele komentarzy, jednak opinie użytkowników były podzielone. Jak zwróciła uwagę jedna z komentujących, marketing managerka, nie ma nic gorszego niż pełna skrzynka mailowa po urlopie:

„To wcale nie poprawia produktywności. Moje nieprzeczytane maile, które dostałam w czasie urlopu wiszą czasami tygodniami gdyż po powrocie muszę ogarnąć bieżące tematy. W większość tych maili została już zaopiekowana, bądź nie była istotna, ale w ich gąszczu giną czasami te pojedyncze, ważniejsze wiadomości. Bardzo chciałabym wracać do pustej skrzynki i poświęcać tylko dzień lub dwa na szybkie briefingi z zespołem niż tygodniami odgrzebywać się z maili”.

Inny komentujący, anti-mobbing influencer, poparł to stanowisko:

„Jak dla mnie – rewelacja! Mam Znajomego, który jak wraca po urlopie usuwa wszystkie maile z tego okresu bo: ‘ część nie jest już aktualna, w części jestem tylko cc, a Ci, którym zależy wiedzą kiedy wracam...’"

„Odkąd o tym usłyszałam opowiadam o tym zawsze, jako o najlepszym beneficie pozapłacowym, o którym słyszałam!” – komentowała użytkowniczka, marketing, public relations i communication strategist.

Część użytkowników okazała się jednak zdecydowanymi przeciwnikami automatycznego kasowania wiadomości:

„Gdybym była klientem i wysyłała zapytanie o ofertę, a w odpowiedzi dostała coś takiego, to nigdy więcej nie odezwałabym się do takiej firmy. Może Daimler może sobie na to pozwolić, ale Daimlerów na tym świecie jest niewiele” – nie ukrywała brand managerka.

Zwrócono także uwagę na to, że automatyczne kasowanie maili byłoby bardzo nieefektywne, szczególnie że przychodzą również takie z działu HR czy ogólnoinformacyjne. Jeden z użytkowników podkreślił natomiast, że gdy wraca po urlopie, chce wiedzieć co się działo podczas jego nieobecności i jak to zostało załatwione:

„Nie wyobrażam sobie, żeby oczekiwać od współpracowników, że zrobią notatki dla mnie z całych dwóch tygodni... Bo i po co, skoro mogę przejrzeć maile? A nawet jeśli jakiś mail od razu odhaczę (bo kasowania ich w ogóle nie rozumiem – historia korespondencji jest ważna), to przynajmniej wiem co się wydarzyło. Ja na pierwszy dzień po długim urlopie zawsze rezerwuję około półtorej godziny rano na ogarnięcie skrzynki mailowej. Nie wiem po co, miałabym marnować czas kilku osób na zorganizowanie spotkania (pewnie godzinnego co najmniej), żeby mi powiedziały to, co mogę sama przeczytać”.  

Strategia sczytywania maili

Użytkownicy zastanawiali się także nad rozwiązaniami pośrednimi, które mogłyby ułatwić proces sczytywania wiadomości.

„Może mniej agresywnie ale ten sam efekt – maile zewnętrzne można przesłać dalej do współpracowników i oni mogą zdecydować czy jest to coś ważnego czy nie” – zaproponował senior talent acquisition partner.

Na dobór odpowiedniej strategii sczytywania wiadomości zwracał także uwagę inny komentarz, powołujący się na przypadek osoby, która po swoim trzy-tygodniowym urlopie przez pierwszy tydzień pracy miała status „odczytuję emaile z urlopu" i nie można było się z nią skontaktować w tym czasie.

„Osobiście uważam, że nie powinno się usuwać wiadomości ponieważ można stracić ważne referencje dotyczące toczących się projektów. Natomiast bardzo ważne jest utrzymywanie uporządkowanej skrzynki mailowej gdzie wiadomości od pewnych adresatów są zapisywane w poszczególnych folderach co pozwoli na sprawniejsze sprawdzanie korespondencji otrzymanej podczas urlopu” – doprecyzowywał komentarz.  

Daimler – czy rozwiązanie działa?

Redakcja Wirtualnemedia.pl postanowiła zweryfikować czy rozwiązanie wprowadzone w 2024 roku przez Daimlera działa do dzisiaj. 

– „Mail on Holiday” to oferta, która została wprowadzona w Niemczech w 2014 roku. Dzięki „Mail on Holiday” pracownicy mogą automatycznie usuwać przychodzące wiadomości e-mail podczas swojej nieobecności. Jednocześnie notatka o nieobecności wskazuje odpowiedzialnego przedstawiciela, więc wszelkie prośby mogą i będą nadal rozpatrywane i przetwarzane. Korzystanie z asystenta nieobecności „Mail on Holiday”, wraz z automatycznym usuwaniem przychodzących wiadomości e-mail, jest kwestią osobistej decyzji – przekazał naszej redakcji Sven Reichmann, corporate communications human relations w Mercedes-Benz AG (dawniej Daimler).

A jak to wygląda w polskim oddziale Mercedesa? Okazuje się, że firma Mercedes-Benz Polska nie zastosowała nigdy takiego rozwiązania. 

– Podczas urlopów pracowników MBPL uruchamiane są autorespondery z informacją o tym do kiedy trwa nieobecność, i jeśli możliwe, wskazane jest zastępstwo. Zwyczajowo nieodebrane zapytania i maile są rozpatrywane po okresie nieobecności. Operacyjność w działach podlega koordynacji kierowników działów, by zapewnić responsywność i operacyjność w czasie wzmożonych absencji – przekazał Tomasz Mucha, head of corporate and product communication w Mercedes-Benz Polska.